Sistemas de organización

Las organizaciones como sistemas

Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación recíproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. 

 Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento                es determinativo y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de  energía y materia con el ambiente. 

Los sistemas abiertos son aquellos  que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

Estructura organizacional, crecimiento y adaptación:

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. La organización puede ser de tres tipos: funcional, por productos o mercadotecnia y matricial.

Organización Funcional: fue creada por Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Organización por productos: con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Organización matricial: también llamada matriz, combina los tipos de organización mencionados anteriormente, tomando los beneficios de ambos. Así, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto.  En general, es un sistema de mando múltiple o dos jefes.

La estructura organizacional suele representarse en forma de organigramas que son representaciones gráficas  de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden representarse de 4 formas diferentes:

• Vertical: En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.

• Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

• Circular: Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.

• Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Las estructuras organizacionales para su crecimiento y adaptación se rigen por ciertos principios, tales como:

Objetivo: Todas y cada una las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

Especialización: Fue establecido por Adam Smith, afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara y continua.

Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más jefes solo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, esta no puede sobrepasar más de 6 empleados.

 Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas para la empresa.

Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.